УДК: 657(6+422.1)(045)

Г. В. Даценко, І. А. Левченко

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, Україна

АУДИТ ТА ІНСПЕКТУВАННЯ ГРОШОВИХ КОШТІВ

 І КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ: СУТЬ, ПРОБЛЕМНІ АСПЕКТИ

ТА ШЛЯХИ ЇХ ПОДОЛАННЯ

У статті обґрунтовано суть економічного контролю за касовими операціями та грошовими коштами на підприємстві. Наведено порядок проведення та зміст ревізії касових операцій з виділенням основних завдань та методів ревізії. Розглянута інвентаризація грошових коштів, експертна перевірка документів, порядок оформлення касових документів. Досліджено конкретні проблеми організації контролю та ревізій грошових коштів, а також шляхи розв’язання наведених проблем.

Ключові слова: ревізія, грошові кошти, каса, касові операції, інвентаризація, експертне дослідження.

В статье обоснована сущность экономического контроля за кассовыми операциями и денежными средствами на предприятии. Приведен порядок проведения и содержание ревизии кассовых операций с выделением основных задач и методов ревизии. Рассмотрена инвентаризация денежных средств, экспертная проверка документов, порядок оформления кас­совых документов. Исследованы конкретные проблемы организации контроля и ревизий денежных средств, а также пути решения указанных проблем.

Ключевые слова: ревизия, денежные средства, касса, кассовые операции, инвентаризация, экспертное исследование.

The article substantiates the essence of economic control exercised over cash transactions and cash within the company. The work provides the procedure and scope of the audit of cash transactions with the accentuation of main tasks and methods of audit. The paper examines an inventory of cash assets, expert review of documents, the order of execution of cash instruments. Specific issues of arranging control and auditing of cash assets as well as solutions to described problems are being researched.

Keywords: audit, cash, cash department, cash transactions, inventory, expert research.

Функціонування підприємства неможливе без використання фінансових ресурсів, основне місце серед яких посідають грошові кошти. Їхнє надходження формується в результаті господарських операцій і витрачання вимагає суворого цільового спрямування на досягнення поставлених господарських завдань підприємства. Операції з грошовими коштами відіграють важливу роль у діяльності підприємства.

Ревізія грошових коштів є важливою та необхідною процедурою, незважаючи на відносно невелику кількість документів, що підлягають перевірці, та невеликий час, який на неї відводиться. Навіть незначні, на перший погляд, порушення, виявлені під час перевірки, можуть свідчити про досить суттєві зловживання і вказувати на загальний стан бухгалтерського обліку на підприємстві.

Дослідженням особливостей відображення в обліку касових операцій під­приємств України займались такі вчені, як С. Черкасова, В. Панасюк, І. Альшум, В. Завгородній, С. Бобрівець та ін. У роботах науковців багато уваги приділяється саме процесу обліку касових операцій, вдночас, питання контролю та ревізії касових операцій на сучасному етапі розвитку залишаються не зовсім висвітленими. Проведення ревізії готівкових коштів розглядались у працях М. А. Тарасова, С. М. Щербини, Л. М. Леонідова, М. Ф. Огійчка, І. І. Ратуліна та інших.

Мета статті ­– дослідження теоретичних та практичних аспектів здійснення фінансового контролю грошових коштів та касових операцій на підприємстві та розробка пропозицій, заходів щодо удосконалення даного процесу.

Касові операції – операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку. Відповідно, грошові кошти – це готівка, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання [1].

Порядок ведення касових операцій регламентується Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке затверджено постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 р. № 637, і поширюється на всі підприємства незалежно від форм власності і виду діяльності, а також на фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності (крім банків і підприємств зв’язку) [1].

Грошові кошти підприємства в межах установлених лімітів можуть знаходитися у вигляді готівки в касі, а інші суми зберігаються на рахунках у банках. Частина грошей може бути вкладена в цінні папери з метою одержання прибутку від них.

Бухгалтерський облік грошових коштів має забезпечити контроль за дотриманням касової і розрахункової дисципліни, правильністю та ефективністю використання грошових коштів, забезпечення збереження грошової готівки і документів у касі. Бухгалтерія починається з обліку наявності та руху грошових коштів. Для обліку коштів у плані рахунків використовують такі рахунки: 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках», 33 «Інші кошти».

Грошові кошти – найліквідніші активи, а операції з готівковими коштами мають найбільш поширений характер [1]. Так, наприклад, грошова маса за І квар­­тал 2013 року зросла на 3,6 % – до 800,9 млрд грн. Зростання грошової маси відбувалося за рахунок збільшення коштів у національній валюті (на 5,6 %, або на 29,3 млрд грн – до 554,1 млрд грн), що відображало поліпшення ринкових очікувань та зростання довіри до грошової одиниці України.

Частка готівки в обігу у структурі грошової маси на кінець вересня 2013 р. склала 25,7 % [2].

Таким чином, контроль за збереженням готівки в касі є досить важливим, адже грошові кошти є найбільш ліквідними, та порушення касових операцій має масовий і поширений характер. Щодо особливостей характерних ознак касових операцій, то їх можна згрупувати у такі види:

 

Рис. 1. Особливості касових операцій

(Джерело: [3, с. 125])

 

Виходячи з розглянутих вище характерних ознак касових операцій, можна визначити основні їхні напрямки:

 

Рис. 2. Напрямки касових операцій

(Джерело: [3, с. 129])

 

У процесі ревізії операцій з грошовими коштами необхідно розв’язати такі основні завдання:

 

          

Рис. 3. Основні завдання з контролю грошових коштів

(Джерело: [3, с. 114])

 

Джерелами інформації для проведення ревізії є: прибуткові й видаткові касові ордери з прикладеними до них документами; звіти касира; касові чеки й контрольні касові стрічки; повідомлення банку про встановлений ліміт готівки в касі; чекові книжки; корінці використаних чеків, анульовані чеки тощо. Щодо коштів у дорозі: журнал-ордер № 3, відомість 33 і прикладені до них документи та машинограми. Залишок грошей, установлений під час інвентаризації, порівнюється із записами в касовій книзі і з даними бухгалтерського обліку в журналі-ордері № 1 і відомості № 1.

Типові методи, які використовують для проведення ревізії касових операцій є порівняння, спостереження та аналіз. Для їхнього здійснення використовуються прийоми фактичного і документального контролю.

 

Рис. 4. Методи ревізії касових операцій

(Джерело: [3, с. 127])

 

Правильність здійснення господарських операцій з грошовими коштами не завжди можна перевірити прийомами документального контролю. Часто виникає необхідність провести перевірку наявності грошових коштів у натурі. З цією метою в ході ревізії застосовуються прийоми фактичного контролю.

Під час перевірок з’ясовуються структура підприємства, кількість відкритих поточних рахунків підприємства (підприємця) у банках, наявність у підприємства (підприємця) податкового боргу, результати раніше здійснених перевірок, дотримання ними порядку ведення операцій з готівкою. Спочатку роблять раптову інвентаризацію каси, потім здійснюють суцільну документальну перевірку щодо опри­буткування та видачі грошей із каси, правильності заповнення первинних касових документів, дотримання встановленого ліміту каси, перевірка видачі та використання грошей підзвіт. Якщо було виявлено порушення, то за її результатами складається акт про перевірку дотримання порядку ведення операцій з готівкою, у якому викладається зміст порушення з відповідним обґрунтуванням. Акт має містити висновки по результати перевірки та рекомендації керівництву підприємства. Якщо порушень не виявлено, то службові особи, які проводили перевірку, складають довідку за довільною формою, у якій зазначаються назва підприємства, що перевірялося, термін перевірки, посилання на законодавство України, згідно з яким проводилася перевірка, питання, що перевірялися.

Інспектор повинен перевірити, чи робить касир записи в касову книгу відразу після одержання або видачі грошей по кожному ордеру, чи підраховує щодня, наприкінці дня підсумки операцій за день, чи виводить залишок грошей у касі на наступне число і чи передає в бухгалтерію звіт з прибутковими і видатковими документами. Контроль за правильним веденням касової книги зобов’язаний здійснювати головний бухгалтер.

Порушеннями правильності оформлення касових документів вважаються: відсутність підписів керівника, головного бухгалтера; відсутність доручення чи неправильне оформлення доручення за виплати третій особі; наявність із касовим ордером фіктивних документів.

Інвентаризація є одним із дієвих, а тому і актуальних способів контролю за збереженням готівки в касі та станом активів підприємства. Це дуже важливий органолептичний методичний прийом під час ревізії, адже вона здійснюється з метою забезпечення збереження цінностей і раціонального використання їх у фінансово-господарській діяльності. За результатами проведеної інвентаризації можна зробити висновки про стан дотримання касової та розрахункової дисципліни, а також про стан ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, що контролюється, дозволяє виявити всі наявні невідповідності, становити винних у їх виникненні осіб та відшкодувати їхнім коштом заподіяну підприємству шкоду. Сума нестачі стягується з винної особи, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства.

 

Рис. 5. Основні завдання інвентаризації каси

(Джерело: [4])

 

Одночасно ревізор перевіряє умови збереження грошей у касі. При цьому з’ясовуються:

-  наявність сигналізації й охорони касового приміщення;

-  забезпечення схоронності грошей під час одержання і здачі їх в установу банку;

-  приміщення каси має бути ізольованим, спеціально оснащеним захисними та протипожежними засобами від можливих намагань проникнення в нього з метою крадіжки готівки;

-  у приміщенні каси всі наявні гроші і цінні папери зберігаються у сейфах, а в окремих випадках – у залізних шафах;

-  доступ осіб у касу, які не мають відношення до її роботи, суворо заборонений;

-  ключі від сейфів і печатки мають зберігатись у касирів;

-  збереження ключів-дублікатів;

-  правила ведення касової книги, своєчасність записів у ній;

-     наявність зобов’язань про матеріальну відповідальність касира в особовій справі;

-  зберігання чекових книжок.

Дослідження операцій із грошовими коштами є найбільш характерною ділянкою експертної роботи.

Експертну оцінку застосовують під час дослідження документів, господарських операцій, якості виконаних робіт. Вона здійснюється спеціалістами різних галузей знань за дорученнями ревізора. Експерт повинен давати правову, достовірну та об’єктивну оцінку, яка залежить від наданих йому матеріалів, правильного формулювання поставлених йому питань.

Методичні прийоми експертного дослідження операцій з коштами у касі містять у собі розрахунково-аналітичні методи, документальні, прийоми узагальнення й реалізації результатів експертизи, аналітичного групування доказів правопорушень та ін.

Під час проведення експертизи грошових і касових операцій відповідно до завдань експертної установи та постанови правоохоронних органів експерт-бухгалтер визначає перелік об’єктів експертного дослідження.

 

Рис. 6. Об’єкти експертного дослідження грошових коштів

(Джерело: [5, с. 39])

 

У разі виявлення в касі нестач або лишків готівкових грошей експертне дослідження касових операцій проводиться, як правило, у такій послідовності:

Порівнюються записи в касовій книзі з прибутковими та видатковими касовими документами. Визначаються повнота і правильність оформлення документації. При цьому необхідно зіставити дані, вказані у прибуткових касових ордерах, з даними записів на контрольній стрічці регістрів розрахункових операцій (якщо вони є на підприємстві) або з даними розрахункових книжок.

Перевіряється арифметична достовірність підрахунків у касовій книзі сум операцій за кожний день і правильність переносу сум залишків на наступну сторінку книги.

Установлюється тотожність записів у касовій книзі із записами у звітах касира за кожний операційний день.

Аналізуються, по суті, операції в документах, які додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів [5, с. 42].

За результатами експертної оцінки складається висновок з повними та конкретними відповідями на питання, що поставлені ревізором.

Про гостру необхідність підвищення результативності, дієвості та ефективності державного фінансового контролю сьогодні свідчать статистичні дані щодо постійного підвищення кількості виявлених порушень одночасно зі зниженням кількості підприємств, установ, організацій, що перевіряються органами ДФІ. Обсяг виявлених незаконних і нецільових втрат, нестач грошових коштів, порушень на сьогодні є надзвичайно великим. У ході реалізації контрольних заходів, спрямованих на здійснення державного контролю відповідно до вимог, визначених законами України, нормативно-правовими актами Президента та Кабінету Міністрів України, встановлено за січень – червень 2013 р. фінансових порушень у використанні грошових коштів, що призвели до втрат, загалом на 770,9 млн грн, з яких 218,6 млн грн (28,4 %) – ресурси державного бюджету. У межах наданих прав і повноважень органами Держфінінспекції вжито заходів, зав­дяки яким забезпечено: відшкодування і поновлення незаконних та нецільових витрат і недостач на 531 млн грн, у тому числі бюджетних ресурсів – 298,6 млн грн; додаткове надходження до бюджетів, бюджетних установ і організацій, підприємств фінансових ресурсів на суму майже 231,8 млн гривень [6].

Ознаками відсутності чи недостатнього внутрішнього контролю за рухом коштів у касі підприємства є: відсутність на підприємстві налагодженої системи проведення раптових ревізій каси з повним перерахуванням готівки і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі; відсутність на підприємстві наказу ке­рів­ника, що встановлює періодичність перевірок; наявність ознак формального проведення ревізій каси; призначення в комісії з проведення ревізій постійно одних і тих самих осіб; надання права підпису прибуткових і видаткових ордерів іншим особам, крім головного бухгалтера і керівника підприємства; відсутність договорів про повну матеріальну відповідальність з касиром [7, с. 57].

Слід постійно проводити перевірку дотримання порядку видачі підприємствами готівки під звіт (дотримання вимог, установлених термінів подання в бухгалтерії авансових сум, цільове їх витрачання) і дотримання ліміту залишку готівки, строків і порядку здавання виручки, своєчасності повернення в банк невитрачених у строк коштів, виданих на оплату праці, та інші виплати.

Відповідальність за дотримання порядку ведення касових операцій покла­дається на керівників підприємств, головних бухгалтерів і касирів.

Проблеми організації контролю та ревізій грошових коштів певною мірою зумовлені недоліками організаційного характеру, і полягають в такому:

-  недостатня участь у розробці нових і удосконаленні чинних законодавчих і нормативних актів з даного виду контролю та ревізій;

-  недостатня робота по роз’ясненню завдань контролю та ревізій грошових коштів із забезпечення усунення допущених порушень;

-  недостатнє застосування в контрольно-ревізійній роботі методик, спрямованих на визначення ефективності використання коштів;

-  невиконання положень чинного законодавства в частині забезпечення належної взаємодії між ревізорами та іншими органами державного фінансового контролю, що посилює дублювання та паралелізм у роботі;

-  послаблено роботу із засобами масової інформації, спрямовану на профілак­тику і попередження порушень у використанні бюджетних коштів.

Розв’язання проблеми підвищення ефективності контролю за грошовими коштами слід здійснювати на засадах системного підходу, а саме:

По-перше, даний вид контролю повинен розглядатися як важливий елемент фінансового контролю, який, у свою чергу, є складником системи загальнодержавного контролю.

По-друге, у процесі удосконалення контролю повинні враховуватися принципи такої структуризації контролю, яка означає необхідність розгортання взаємодій контролю з іншими контролюючими органами.

По-третє, вдосконалити внутрішній контроль за процесами інвентаризації та експертної оцінки касових операцій.

Висновки. Сучасні умови існування підприємств, а також процеси, що відбуваються в економіці України, ще раз підтверджують важливість і необхідність грошових коштів для забезпечення фінансово-господарської діяльності суб’єктів господарювання. Тому на кожному підприємстві повинні створюватися всі умови для ретельного контролю за оприбуткуванням, видачею та рухом грошових коштів.

Ревізія касових операцій передбачає перевірку операцій бюджетної установи, пов’язаних з обігом готівки у процесі здійснення фінансово-господарської діяльності, правильності їх проведення відповідно до чинного законодавства. З метою усунення порушень в обліку грошових коштів необхідно здійснювати постійні позапланові інвентаризації. Інвентаризація є одним із дієвих, а тому й актуальних способів контролю за збереженням готівки в касі та станом активів підприємства, що дозволяє виявити всі наявні невідповідності, встановити винних у їх виникненні осіб та відшкодувати їхнім коштом заподіяну підприємству шкоду. Особливу увагу необхідно зосередити на правильності оформлення касових документів: справжність підписів одержувачів, можливі виправлення, правильність віднесення операцій на кореспондуючі рахунки, наявність підпису керівника. Також під час проведення ревізії грошових коштів необхідно застосовувати експертне дослідження стосовно повноти оприбуткування готівкових коштів та цільового їх використання.

Розв’язання проблеми підвищення ефективності контролю за грошовими коштами слід здійснювати на засадах системного підходу.

Бібліографічні посилання

1.      Положення про ведення касових операцій у національній валюті України від 15.12.2004 р. № 637 [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.zakon!rada.gov.ua

2.      Монетарний огляд за I квартал 2013 року [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.bank.gov.ua

3.      Живко 3. Б. Контрольно-ревізійна діяльність: навч. посіб. / 3. Б. Живко, І. О. Ревак. – К. : Алерта, 2012. − 496 с.

4.      Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69.

5.      Волкова І. А. Судово-бухгалтерська експертиза : навч. посіб. / І. А. Волкова. – К. : Центр учбової літератури, 2009. – 84 с.

6.      Електронний ресурс. – Режим доступу : http://www.dkrs.gov.ua

7.      Лігоненко Л. О. Управління грошовими потоками : навч. посіб. / Л. О. Лігоненко, Г. В. Ситник. – К. : Київ. Нац. Торг.-екон. ун-т., 2009. – 255 с.

Надійшла до редколегії 27.11.2013