УДК 658.011.1:621:004(477)

Л. В. Ємчук1

Хмельницький національний університет

АНАЛІЗ ЧИННИКІВ, ЩО ВИЗНАЧАЮТЬ ЕФЕКТИВНІСТЬ ВПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Здійснено опис та викладено результати аналізу чинників, що впливають на ефектив­ність впровадження інформаційної системи на підприємстві.

Ключові слова: інформаційна система, організаційні чинники, технологічні чинники, людські чинники, інші чинники, глобальні цілі, локальні цілі, стратегія.

Сделано описание и изложены результаты анализа факторов, влияющих на эффектив­ность внедрения информационной системы на предприятии.

Ключевые слова: информационная система, организационные факторы, технологические фак­торы, человеческие факторы, другие факторы, глобальные цели, локальные цели, стратегия.

This article presents the description and the analysis of the factors that influence the effective­ness of the implementation of information systems in the enterprise.

Keywords: information system, organizational factors, technological factors, human factors, other factors, global objectives, local goals, strategy.

В умовах кризової ситуації, яка склалася в Україні, особливо гостро постає пи­тан­ня ефективності функціонування бізнесу. Підприємству необхідно отри­ма­ти максимальний дохід при мінімальних витратах. Ці два основні завдання в поєд­нан­ні з нестабільною ситуацією в цілому у країні та в конкретних галузях зо­крема, потребують проведення достатньо глибокого аналізу і швидкого прий­нят­­тя рішень. Вирішення поставлених завдань неможливе без широкого впро­ва­джен­ня інформа­цій­ної системи в управлінську діяльність підприємства. Наяв­ність такої – показ­ник бла­го­получчя підприємства, злагодженості всіх ланок діяльності управлін­сь­кої та ви­роб­ни­чої сфери ­– від керівника до рядового пра­ців­ни­ка. Проте ряд під­приємств не при­діляють належної уваги питанням впро­ва­джен­ня інформаційних систем в уп­равлінський процес, в результаті чого втра­чають мож­ливість виявлення резервів підвищення ефективності діяльності під­приємства.

Теоретичним і практичним аспектам запровадження інформаційних систем уп­­равління підприємством присвячено багато наукових праць зарубіжних і віт­чиз­няних учених. Зміна ролі інформаційних технологій у бізнесі, можливість вирі­шен­ня на їх основі стратегічних завдань процвітання організації відображені в пра­ці В. А. Гра­­­баурова [1]. Досягнення світової практики створення функціонально розвинених інформаційних систем управління підприємствами та шляхи їх адаптації для вітчизняних підприємств представлені в праці Р. К. Бутова [2]. Сутність інфор­ма­ційних систем менеджменту, технології реалізації основних аналітичних ме­то­дів, які можуть самостійно застосовуватись управлінським персоналом під­приєм­ства, розкриваються в працях В. Ф. Ситника [3], Г. М. Устинова [4] та ін­ших [5–7]. Проте під впливом глобалізаційних процесів, кризових явищ, поси­лення конкуренції по­стає необхідність пошуку нових підходів до впровадження і використання інфор­маційних систем управління підприємством для підви­щен­ня оперативності управ­ління і обґрунтованості управлінських рішень.

Метою статті є дослідження сутності та проблем запровадження інформа­цій­них систем підприємства та визначення шляхів їх вирішення.

Інформаційна система дозволяє істотно скоротити всі види витрат діяль­нос­ті під­приємства, максимально оптимізувати управлінський процес. У зв’язку з но­визною таких систем для багатьох підприємств, складнощами в адаптації до конк­рет­них умов, низькою інформованістю щодо їх впровадження часто ви­ни­кає ціла низка помилок, які істотно знижують потенціал інформаційних систем [1, с. 8].

На даний момент існують два варіанти впровадження інформаційних сис­тем – комплексний і точковий. У разі точкової системи всі елементи управління є ав­тономними і по своїй суті розрізненими. Впровадження такої моделі перед­бачає поступову інтеграцію окремих складових в єдине ціле. Багато керівників віддають перевагу саме такому варіанту, зважаючи на нижчу вартість і недовіру до глобальних систем. Але не завжди вдається домогтися побудови єдиного інформаційного простору [5, с. 126], оскільки сучасні інформаційні системи – це складні інтегровані комплекси, які включають в себе модулі, що відповідають практично за всі напрями роботи сучасного підприємства (рис. 1). І як резуль­тат такого впровадження – постійні збої і конфлікти в системі управління. Комп­лек­сний підхід усуває ці проблеми і дозволяє повністю автоматизувати бізнес-про­цеси. Системи документообігу, бухгалтерського обліку, тайм-менеджменту, технологій, виробництва в такому випадку працюють взаємопов’язано, безконф­лікт­но і ефективно. Проте проблемою може стати недостатня навченість пер­соналу, що спричиняє на збої в процесі експлуатації інформаційних систем [6, с. 87].



Рис. 1. Структура сучасної інформаційної системи


Проте перш ніж прийняти рішення щодо впровадження інформаційної систе­ми, необхідно приділити увагу таким питанням:

Необхідність у впровадженні інформаційної системи може виявитися при ви­р­­і­шенні будь-якої проблеми – при перебудові процесу діяльності підприємства, при аналізі діяльності конкурентів тощо. Перш ніж розпочати впровадження інформаційної системи, необхідно провести часткову реорганізацію структури підприємства та технологій ведення бізнесу [4, с. 8]. Результатом проведення цих змін є найбільш характерні чинники (рис. 2), які необхідно враховувати при впровадженні інформаційних систем.



Рис. 2. Чинники, які впливають на впровадження та використання інформаційних систем


До технологічних чинників належать обмеження в наявності комп’ютерів і ком­п’ютерних програм, їх висока вартість, недостатня формалізація процесів управління на підприємстві, необхідність зміни технології бізнес-процесу.

Організаційні чинники включають: відсутність повного розуміння керів­ни­ка­ми механізмів реалізації рішень і того, як працюють виконавці; протидія орга­ніза­ційної культури впровадженню інформаційної системи; недовіра вищого ке­рів­ництва до інформаційної системи; необхідність реорганізації підприємства та формування кваліфікованої команди, яка б запроваджувала інформаційну сис­тему. Формування кваліфікованої команди можуть собі дозволити лише великі корпорації, тому доцільно користуватися послугами професійних консультантів, витрати на котрих зазвичай істотно менші за вартість нереалізованого проекту автоматизації.

До людських чинників слід віднести опір працівників і керівників (через страх перед невідомим, потреби в гарантіях, скорочення персоналу), дефіцит знань що­до інформаційної системи серед персоналу, відсутність у підлеглих навичок такого роду роботи, небажання виконувати додаткову роботу, протидія відділів спільному використанню даних.

Інші чинники – це протидія клієнтів інформаційному забезпеченню, відсут­ність посадових інструкцій для підлеглих, які не містять положення про вико­нан­ня певних видів робіт; недосконалі системи оплати праці і винагород, які не враховують бажання людей підвищувати кваліфікацію і сприяти розвитку орга­ні­зації; попередній негативний досвід, пов’язаний із запровадженням проектів. Наявність стримуючих чинників впливає на потребу підприємств в інформа­цій­них системах: більшість із них не бажають витрачати кошти на пошук необхід­ної інформації і не мають відповідної статті витрат на їх створення.

Для подолання вищезазначених чинників керівництво використовує такі стра­тегії:

Процедуру впровадження інформаційної системи можна поділити на такі етапи:

Для оцінки результатів змін слід урахувати не лише прямі витрати, які вимі­ряють у процесі технічного аналізу інформаційної системи, але й непрямі, до яких можна віднести результат подальших інвестицій, заснованих на впрова­дженні нової системи, розробці нової ділової стратегії, більш вдалому позиціо­нуванню організації та ін.

Ще одне важливе завдання, яке постає перед керівництвом підприємства, – вибір інформаційної системи, рішення якого найчастіше припадає на людей, які не є професіоналами в сфері інформаційних технологій управління. Існує до­сить багато методологій здійснення такого вибору [2, с. 19]. Основні характе­рис­тики інформаційних систем, які слід ураховувати при формуванні такого рішен­ня, представлені на рис. 3.

Одним із найбільш важких, але й важливих завдань при визначенні критеріїв вибору інформаційної системи є визначення глобальних цілей і завдань її впро­ва­дження. Цілі повинні бути не лише правильно сформульовані, але правильно зрозумілі, оскільки впровадження системи на підприємстві вносить певні зміни у діяльність практично всіх підрозділів. Для усвідомлення глобальних цілей та їх формулювання необхідно займати достатньо високе положення в ієрархії під­приємства і користуватися незалежністю. Але, як правило, співробітники такого рангу надзвичайно завантажені виробничими проблемами і не є компетентними в галузі інформатики. Лише дуже великі підприємства можуть мати підрозділи, що займаються питаннями інформатизації. Найбільш доцільним для вирішення цього завдання є залучення незалежної консалтингової компанії, яка здійснить обстеження, а також аналіз цілей і завдань підприємства за замовленням та в ін­тересах керівництва. Такий підхід дозволяє отримати незалежний аналіз ситуації на підприємстві та об’єктивне формулювання глобальних цілей і завдань.

Рис. 3. Основні характеристики інформаційних систем


Окрім глобальних, необхідно визначити локальні цілі, завдання, оскільки одним із очевидних завдань впровадження змін є розширення функціональних мож­ливостей, що надаються користувачеві системою, і автоматизація рутинних опе­рацій для того, щоб вивільнити час користувача для більш творчої праці. З цією метою можливий збір пропозицій від різних служб і підрозділів з подальшим їх узагальненням та структуризацією. Для того щоб система виконувала поставлені перед нею глобальні та локальні завдання та цілі, повністю і якісно дозволяла автоматизувати всі основні ділянки обліку, управління та контролю на під­приєм­стві, необхідно мати об’єднаний перелік вимог до складу функцій сис­теми, а також підготовлених представників служб та підрозділів, які могли б на належному рівні проконтролювати і проаналізувати її на предмет наявності та відповідності набору необхідних функцій.

Очевидно, що знайти готову систему, яка повністю відповідала б вимогам складу функцій, практично неможливо, і тому надзвичайно важливим є питання про адаптацію існуючих функцій для того, щоб вирішити завдання, які в стан­дартній конфігурації системи не передбачені. Слід також урахувати швидкість виконання функцій системою, тобто швидкість її реакції на дії користувача. Жоден користувач не буде працювати з програмою, якщо час її реакції в діалозі буде перевищувати певну розумну межу або якщо вона буде надзвичайно мар­но­тратно витрачати системні ресурси. Разом з тим необхідно, щоб інформаційна система могла в широкому діапазоні адаптуватися до можливих змін у пос­тавлених цілях, тобто щоб була можливість коригувати її функції.

Таким чином, впровадження інформаційної системи неминуче спричинить пев­ні зміни в діяльності підприємства в цілому та окремих підрозділів зокрема. При цьому вони будуть впливати не тільки на структуру і технологію роботи, але можуть істотно змінити навіть цільові установки. Така еволюція носить дуже складний і часто непередбачуваний характер.

Настільки ж важливою, як функціональна повнота, є повнота технологічна. Одна і та ж сама функція може бути реалізована різною послідовністю техно­логічних операцій. У процесі виконання певної функціональної частини завдання на ок­ремих етапах його реалізації може виникнути потреба в проміжних документах для юри­дич­ного підтвердження факту здійснення технологічної операції. Необ­хідною є впев­неність в тому, що в інформаційній системі серед набору за­про­по­но­ваних тех­но­логічних операцій є підмножина, яка забезпечує відповідну тех­но­ло­гію обробки даних. Оскільки всі інформаційні системи на даний час є діа­логовими і вимагають активної та творчої участі людини в процесі прийняття рішення щодо завдань управління, особливої значимості набувають вимоги ергономічності інтерфейсу системи. Він повинен забезпечувати комфортний інтерфейс взаємодії з корис­ту­вачем – це дизайн екранів, способи введення і відображення інформації. При цьому досить важливою стає можливість гнучко управляти розподілом техноло­гіч­них операцій і їх плануванням, що визначається як технологічна адаптив­ність. Необхідно, щоб одна і та ж технологічна операція могла бути здійснена кількома способами.

Також слід звернути увагу на вимоги, котрим має відповідати загально­сис­темне забезпечення, оскільки при виборі системи при порівнянні однакових функціо­нальних характеристик вирішальним може виявитися розмір витрат на придбання необхідного загальносистемного забезпечення: комп’ютерів, опера­цій­ної системи, системи управління базами даних, мережевого устаткування та ін. Необхідною також є можливість розширювати функціональний склад системи за рахунок об’єднання з іншими системами або новими компонентами, оскільки ком­плексні програми, як правило, мають досить довгий термін життя. Таке розширення можливе лише за умови відкритості інтерфейсів обраної системи з урахуванням надійності її функціонування, що визначається наявністю серти­фі­катів відповідності окремих компонентів загальносистемного забезпечення. Такі сертифікати підтверджують позитивні результати тестування, проведеного фірмою-виробником.

Ураховуючи те, що системою користуватиметься значна кількість праців­ни­ків [7, с. 11], потрібно встановити обмеження на доступ та засоби контролю за роботою користувачів. Необхідно забезпечити обмеження прав доступу корис­ту­вачів як до операцій обробки, так і до прикладних функцій. Обмеження опера­цій обробки стандартно дозволяють запис-читання, тільки читання, знищення документів. Кожному користувачеві може бути дозволений лише певний набір прикладних функцій, які потрібні йому для роботи. Кожен документ повинен мати ідентифікатор автора, ідентифікатор групи користувачів.

Також надзвичайно важливим стає контроль за роботою системи. З цією метою створюється системний журнал прикладного рівня (журнал транзакцій), який містить повну фіксацію всіх дій користувача і час їх виконання. Такий жур­нал допомагає отримати статистику роботи системи, що надзвичайно важливо при оптимізації її параметрів. Дані системного журналу дозволяють здійснювати оцінку ефективності роботи користувачів і оптимізувати технологію роботи. Ще одним аспектом безпеки системи є її архівація. Повинна існувати можливість створення як архівів усієї прикладної системи, так і особистих архівів корис­тувачів.

Разом із безпекою інформаційна система має забезпечувати високу надійність функ­ціонування, що визначається двома основними чинниками: надійністю тех­ніч­ного забезпечення та надійністю програмного забезпечення. Надійність тех­нічного забезпечення зазначається в характеристиках, що надаються фірмами-виробниками. Складніше оцінювати надійність програмного забезпечення. Пев­ну оцінку можна отримати шляхом тестування. Це стосується перш за все функціо­нальної надійності. Жодні дії користувача в рамках інтерфейсу, наданого систе­мою, не повинні призводити до руйнування даних і відмови в її роботі. Доцільно також зазначити, що при виборі системи необхідно також оцінити її живучість, тобто здатність при виході з ладу окремих компонентів продовжити функціо­нування, нехай навіть з гіршими характеристиками.

Впроваджуючи інформаційну систему на підприємстві, слід чітко усвідомлю­вати, що це не лише програма, але також і партнер у діяльності підприємства на тривалий час. Тому необхідно досить близько познайомитися з колективом ви­ко­навців, їх методами роботи, рівнем компетентності, досвідом роботи. З цією метою важливо проаналізувати кілька аспектів роботи з партнером:

Висновки. Отже, впровадження інформаційної системи – це досить тру­до­міс­ткий, складний процес. Тому її застосування не завжди є успішним та не приносить підприємству відчутну фінансову вигоду. Основні причини невдалих впроваджень полягають в недооцінці керівництвом складності процесу впро­ва­дження, слабкій організації виконання проекту впровадження системи та відсут­ності реальної підтримки з боку перших осіб підприємства, неготовності керів­ниц­тва до конструктивних структурних змін, включенні в групу впровадження співробітників установи, а не професійних консультантів. Незважаючи на по­туж­ні можливості сучасних інформаційних технологій та інформаційних систем управління, проблема їх ефективного використання для оновлення технологій управління залишається невирішеною, що потребує проведення подальших до­сліджень.

Бібліографічні посилання

  1. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров / В. А. Грабауров. – М. : Фи­нансы и статистика, 2001. 368 с.

  2. Бутова Р. К. Системи оброблення економічної інформації / Р. К. Бутова. – Х. : ХНЕУ, 2005. 220 с.

  3. Ситник В. Ф. Системи підтримки прийняття рішень : навч. посіб. / В. Ф. Ситник. – К. : КНЕУ, 2004. 614 с.

  4. Устинова Г. М. Информационные системы менеджмента: основные аналитические тех­но­логии в поддержке принятия решений / Г. М. Устинова. – СПб. : ДиаСофтЮП, 2000. 368 с.

  5. Ємчук Л. В. Сучасні підходи до оцінки інформації в інформаційному просторі ма­шино­будівного підприємства / Л. В. Ємчук, Л. В. Джулій // Інноваційна економіка. – Тернопіль, 2011. – № 6. – С. 126–130.

  6. Новак В. О. Інформаційне забезпечення менеджменту : навч. посіб. / В. О. Новак, Л. Г. Макаренко, М. Г. Луцький. – К. : Кондор, 2006. – 462 с.

  7. Ромашко С. М. Опорний конспект лекцій з дисципліни «Інформаційні системи в ме­неджменті» / С. М. Ромашко. – Львів : ЛІМ, 2007. 49 с.

Надійшла до редколегії 14.02.2013 р.

1© Ємчук Л. В., 2013